Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toutes personnes physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité (Art. L 211-1 du Code du Patrimoine).

L’article L211-2 du Code du patrimoine stipule que « La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Les articles L212-6 et L212-6-1 du même Code précisent que, « les collectivités territoriales et les groupements de collectivités sont propriétaires de leurs archives, dont ils assurent eux-mêmes la conservation et la mise en valeur ».  Par conséquent, le maire est responsable civilement et pénalement des archives communales. Il est notamment passible de deux ans d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende en cas de destruction, dégradation et détérioration d’archives (art.322-2 du code pénal), ou d’un an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende en cas de négligence ayant entraîné la soustraction ou le détournement de biens, d’archives (article 432-16 du code précité).

C’est dans ce contexte qu’intervient la mission de l’archiviste du Centre de Gestion, qui travaille en collaboration directe avec les Archives départementales, dans le cadre du Contrôle scientifique et technique de l’État (art. L.212-10 du Code du Patrimoine et décret 88-849 du 28/07/88).

Pourquoi faire appel au CDG ?

Le CDG 84 met à votre disposition un archiviste diplômé qui effectuera les actions suivantes :

• Le tri et la préparation des éliminations,
• La rédaction des bordereaux d’élimination soumis au visa des Archives départementales,
• La rédaction des instruments de recherche (inventaire, bordereau de versement),
• La réalisation de tableaux de gestion des archives, indiquant les durées de conservation des documents,
• La formation/ sensibilisation du personnel à l’archivage courant,
• Des conseils en matière d’organisation et d’aménagement des locaux,
• L’aide à l’archivage électronique,
• Le récolement des archives.

Comment faire appel au CDG ?

Afin de bénéficier de cette prestation, la collectivité doit adhérer au service via la signature d’une convention. L’archiviste propose une estimation de la durée de la mission suite à la réalisation d’un diagnostic effectué gratuitement. Les missions peuvent être fractionnées sur plusieurs exercices budgétaires.

Pour plus de renseignements

Contactez Madame Emmeline VERCHERE au 04.32.44.89.36 ou à l’adresse suivante : directiongenerale@cdg84.fr.